Расчеты с подотчетными лицами

• Расходы на проезд работника на такси в аэропорт при направлении в служебную командировку как внутри страны. так и за ее пределы могут быть включены в состав прочих расходов при условии подтверждения их экономической целесообразности (письмо №03-03-06/4/48).

 

• Командировочные удостоверения обязательны (письмо Минфина от 23.05.07 №03-03-06/2/89).

 

• Если в процессе командировки возникает необходимость изменить место командировки и приобрести новый билет, то на расходы можно относить стоимость обоих билетов (письмо Минфина от 02.05.07 №03-03-06/1/259, от 02.05.07 №03-03-06/1/252).

 

• Если гостиничный счет выписан не на бланке строгой отчетности, а счет-фактура отсутствует, то НДС должен быть списан за счет чистой прибыли, и даже при наличии акта, затраты также не могут уменьшать налогооблагаемую базу по налогу на прибыль (письмо Минфина от 24.04.07 №03-07-11/126).

 

• Аренда жилья за границей для работников, выезжающих туда на постоянную работу и не являющихся налоговыми резидентами РФ, облагается НДФЛ (письмо Минфина от 31.05.07 №03-04-06-01/168).

 

• Если для поездку в командировку билет был приобретен через Интернет, то оправдательными документами для признания расходов в целях налогового учета являются распечатка электронного билета на бумажном носителе и посадочный талон (письмо Минфина от 17.07.07 №03-03-06/4/99).

 

• С 01.01.08 предельный размер суточных, не облагаемых НДФЛ, составит 700 руб. за каждый день для внутренних командировок и 2 500 руб. для зарубежных командировок (ФЗ от 29.07.07 №216-ФЗ).

 

• Если сотрудник вернулся из командировки, но не отчитался о подотчетных деньгах. То работодатель вправе удержать эту же сумму из заработной платы при двух условиях:

Приказ о вычете из заработной платы должен быть составлен не позднее месяца со дня окончания срока возврата аванса.

Сотрудник должен дать письменное согласие на такое удержание.

(письмо Роструда от 09.08.07 №3044-6-0).

 

• Компенсационные выплаты по автомобилям, принимаемые в целях налогового учета (п.п. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ) в пределах норм, установленных Правительством РФ от 08.02.02 №92:

Если двигатель меньше 2 000 м3, то 1 200=00 руб. в месяц

Если двигатель больше 2 000 м3, то 1 500=00 руб. в месяц

Эксплуатационные расходы не учитываются, если они уже включены в компенсацию (письмо УФНС от 22.02.07 №20-12/016776). Со сверхлимитных расходов НДФЛ не начисляется, так как это компенсация.

 

• В случае пребывания работника в заграничной командировке более 60 дней размер суточных уменьшатся с 61 дня (письмо Минфина от 02.11.07 №03-03-06/1/764).

 

• Стоимость авиабилета, полученного от авиакомпании за баллы, начисляемые за выполненные полеты, не является доходом физического лица, так как оно должно осуществлять расходы по оплате стоимости перелетов для получения таких баллов. Получение такого авиабилета можно рассмотреть как скидку с цены в рамках маркетинговой политики компании (письмо Минфина от 13.11.07 №03-04-05-01/357).

 

• Если правила внутреннего распорядка, утвержденные руководителем организации, предусматривает режим работы в выходные и праздничные дни, затраты, связанные с выплатой работникам суточных за дни отъезда в командировку и дни прибытия из командировки, приходящиеся на выходные дни, могут быть учтены в составе расходов на оплату труда (письмо Минфина от 27.03.08 №03-03-06/1/206).

 

• Организация должна выплачивать суточные работнику за все время командировки, включая дни, когда произошел простой в работе по его вине, так как суточные не относятся к заработной плате, а носят компенсационный характер (письмо Роструда от 30.04.08 №1024-6).

 

• Если оплата стоимости проживания в гостинице производится в пользу учредителя, являющегося членом Совета Директоров или любого аналогичного органа компании, такой доход освобождается от налогообложения (письмо Минфина от 26.06.08 №03-04-06-01/181).

 

• Стоимость дополнительных услуг (сервисных, набор питания, предметов первой необходимости и гигиены, постельные принадлежности, печатную продукцию и услуги по обеспечению личной безопасности) формируют стоимость услуги по проезду по железной дороге (письмо Минфина от 24.07.09 №03-03-06/2/93).

 

• Расходы на содержание вахтовых и временных поселков для целей налогового учета признаются в пределах нормативов аналогичных служб и объектов, утвержденных органами местного самоуправления по месту деятельности налогоплательщика. Если такие нормативы органами местного самоуправления не утверждены, то принимается порядок для аналогичных объектов, находящихся на данной территории и подведомственных указанным органам. Если и таких нормативов нет, то по фактическим затратам (письмо Минфина от 28.07.08 №03-03-06/1/435, письмо Минфина от 19.12.08 №03-03-06/1/703).

 

• Положение об обособленных подразделениях работников в служебной командировке (постановление Правительства РФ от 13.12.08 №749).

1) поездка в обособленное подразделение, находящееся вне места работы - командировка. При этом поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, командировками не признаются

2) день выезда - дата отправления поезда, самолета, автобуса (если до 24.00 - текущие сутки, с 00 часов - последующие), день приезда - дата прибытия транспортного средства

3) если станция, пристань или аэропорт находятся за чертой населенного пункта, учитывается время, необходимое для проезда до станции, пристани, аэропорта

4) при командировках в местность, откуда работник исходя из условий транспортного сообщения и характера выполняемой работы может ежедневно возвращаться домой, суточные не выплачиваются.

 

• Если в загранпаспорте сотрудника отсутствуют отметки органов пограничного контроля о пересечении границы, его фактическое нахождение за пределами РФ может быть подтверждено на основании сведений из табеля учета рабочего времени (письмо Минфина от 07.10.08 №03-04-06-01/292).

 

• Доплаты командированным работникам до фактического заработка можно учесть в расходах в целях налогового учета, если они предусмотрены в локальном нормативном акте (письмо Минфина от 26.09.08 №03-03-06/1/548).

 

• Простой компьютер для формирования бланков строгой отчетности использован быть не может (письмо Минфина от 03.02.09 №03-01-15/1-43).

 

• Расходы на покупку электронного билета могут быть удостоверены маршрутом/квитанцией, оформленным на утвержденном в качестве бланка строгой отчетности пассажирском билете, чеком или другим документом, подтверждающим оплату перевозки, оформленным на утвержденном бланке строгой отчетности (письмо Минфина от 04.02.09 №03-03-07/3).

 

• Выплаты компенсации за дни отъезда в командировку и дни прибытия из командировки, приходящиеся на выходные дни, могут быть учтены в составе расходов на оплату труда, если правила внутреннего трудового распорядка, утвержденные руководителем организации, предусматривают работу в выходные и праздничные дни (письмо Минфина от 04.02.09 №03-03-06/1/39).

 

• Оплата коммунальных услуг, питания, отдыха, обучения работника, направленного в командировку за границу, относятся к его доходам, полученным в натуральной форме, и облагаются НДФЛ по ставке 13% (письмо Минфина от 03.02.09 №03-04-06-01/21).

 

• Расходы на приобретение билетов, если командировка плавно перетекает в отпуск, могут быть учтены в целях налога на прибыль, если:

- дата выбытия работника из места командировки к месту постоянной работы совпадает с датой, на которую приобретен проездной билет

- задержка выезда командированного с места командировки (либо более ранний выезд) произошло с разрешения руководителя

(письмо Минфина от 26.03.09 №03-03-06/1/191).

 

• Если работник возвращается из командировки позднее даты, указанной в приказе, используя выходные дни, оплата его проезда не может рассматриваться как компенсация расходов, связанных со служебной командировкой и должна облагаться НДФЛ (письмо Минфина от 01.04.09 №03-04-06-01/74).

 

• Оформление авансового отчета с нарушением установленных законодательством требований, а также отсутствие необходимых приложений к авансовому отчету (или ненадлежащее их оформление) влечет несоответствие авансового отчета требованиям законодательства РФ. Следовательно, указанная в нем сумма расходов не может быть учтена в целях налогового учета (письмо Минфина от 14.09.09 №03-03-05/169).

 

• Подстрочный перевод авиабилета не требуется. В обязательном порядке должны быть переведены реквизиты, необходимые для признания расходов для налогового учета: Ф.И.О. пассажира, направление, №рейса, дата вылета, стоимость билета. Перевод может быть сделан как профессиональным переводчиком, так и специалистами самой организации, на которых возложена такая обязанность в рамках исполнения должностных обязанностей, в том числе и от руки (письмо Минфина от 14.09.09 №03-03-05/170).

 

• Оплата питания командированного работника в гостинице облагается НДФЛ и ЕСН (письмо Минфина №03-04-06-01/203 от 14.10.09).

 

• Наличие командировочного удостоверения обязательно для подтверждения расходов (письмо Минфина №03-03-06/1/733 от 10.11.09).

 

• В случае потери подлинников авиабилетов и железнодорожных билетов, может быть предоставлен дубликат проездного документа или копия экземпляра билета, оставшегося в распоряжении транспортной организации с указанием реквизитов, позволяющих идентифицировать физическое лицо, маршрут его проезда, стоимость билета и дату поездки (письмо Минфина №03-03-05/18 от 05.07.10).

 

• Авиабилет, оформленный на иностранном языке, подлежит переводу в части реквизитов, необходимых для признания расходов для целей налогового учета (письмо Минфина №03-03-07/6 от 24.03.10).

 

• Подтверждением приобретения электронного железнодорожного билета может являться:

Маршрут/квитанция, оформленная на утвержденном в качестве бланка строгой отчетности пассажирском билете

Чек или другой документ, подтверждающий оплату перевозки.

Также эти расходы могут подтверждать другие документы, подтверждающие направление сотрудника в командировку и распечатки электронного билета или посадочного талона с указанием реквизитов, позволяющих идентифицировать проезд работника в командировку (Ф.И.О. пассажира, маршрут, стоимость билета, дата поездки). (письмо Минфина от 04.06.10 №03-03-06/1/384).

 

• При продаже электронных авиабилетов ККТ не требуется (письмо Минфина №03-01-15/6-179 от 09.08.10).

 

• БСО, разработанный гостиницей не по форме 3Г, но содержащей все необходимые реквизиты, указанные в Федеральном законе №129-ФЗ от 21.11.1996 может подтвердить расходы на проживание в командировке без чека ККМ (письмо Минфина №03-03-06/1/556 от 18.08.10).

 

• Минтранс признал распечатку авиабилета бланком строгой отчетности. Следовательно, при выдаче билета, соответствующего утвержденной утвержденной Минтрансом России форме, применение ККТ не требуется (письмо Минфина России от 09.08.10 №03-01-15/6-179). Изменения действуют с 04.07.10.

 

• Командировочные расходы работника на VIP зал аэропорта облагается страховыми взносами (письмо Минздравсоцразвития №2538-19 от 06.08.10).

 

• В целях определения налоговой базы по налогу на прибыль организаций в установленном законодательством Российской Федерации о налогах и сборах порядке, не учитываются суммы налогов, сборов и иных подобных платежей, начисленных и выплаченных на территории иностранного государства в соответствие с законодательством этого иностранного государства (письма Минфина России от 28.04.10 №03-03-06/1/297 и №03-03-06/1/302).

 

• Если работник убывает в командировку ранее даты, указанной в приказе о командировании (возвращается из командировки позднее установленной даты), оплата его проезда в некоторых случаях не может рассматриваться как компенсация расходов, связанных со служебной командировкой. В частности, если срок пребывания в месте командирования значительно превышает срок, установленный приказом о командировании (например, в случае, если сразу после окончания командировки работнику предоставляется отпуск, который он проводит в месте командирования), имеет место получение работником экономической выгоды в виде оплаты организацией проезда от места проведения свободного от работы времени до места работы. В этом случае оплата организацией за сотрудника билета со сроком приезда позднее окончания срока командировки, обозначенного в приказе о командировании, признается его доходом, полученным в натуральной форме. Стоимость указанного билета подлежит обложению НДФЛ. Если же, например, работник остается в месте командирования, используя выходные или нерабочие праздничные дни, оплата организацией проезда от места проведения свободного от работы времени до места работы не приведет к возникновению у него экономической выгоды. Аналогичный подход используется в случае выезда работника к месту командировки до даты ее начала (письмо Минфина № 03-04-06/6-329 от 31.12.2010).

 

• Затраты, связанные с выплатой компенсации работникам за дни отъезда в командировку и дни прибытия из командировки, приходящиеся на выходные (праздничные) дни, могут быть учтены в составе расходов на оплату труда (письмо Минфина № 03-03-06/1/41 от 31.01.2011)

 

• Если авиабилет приобретен в бездокументарной форме (электронный билет), то оправдательным документом, подтверждающим расходы на приобретение авиабилета для целей налогообложения, является сформированная автоматизированной информационной системой оформления воздушных перевозок маршрут-квитанция электронного документа (авиабилета) на бумажном носителе. Кроме маршрут-квитанции, где указана стоимость перелета, необходимо представить посадочный талон, который подтверждает перелет подотчетного лица по указанному в электронном авиабилете маршруту (письмо Минфина № 03-03-07/1 от 01.02.2011).

 

• Если авиабилет приобретен в бездокументарной форме (электронный билет), то оправдательным документом, подтверждающим расходы на приобретение авиабилета для целей налогообложения, является:

  • сформированная автоматизированной информационной системой оформления воздушных перевозок маршрут/квитанция электронного документа (авиабилета) на бумажном носителе, в которой указана стоимость перелета;
  • посадочный талон, подтверждающий перелет подотчетного лица по указанному в электронном авиабилете маршруту.
  (письмо Минфина от 07.06.11 №03-03-07/20).

 

• Организация вправе доработать форму авансового отчета №АО-1 (письмо Минфина № 03-03-06/1/414 от 08.07.2011).

 

• Отсутствие отметки на командировочном удостоверении можно компенсировать другими документами:

• приказ (распоряжение) руководителя о направлении сотрудника в командировку;• служебное задание и отчет о его выполнении;

• проездные документы, в которых зафиксирована дата приезда и отъезда;

• счет гостиницы, подтверждающий факт проживания в чужом городе.

(письмо Минфина от 16.08.11 № 03-03-06/3/7)

• При приобретении услуг по воздушной перевозке пассажиров, находящихся в служебной командировке, оформленных в бездокументарной форме (электронный билет), при исчислении налога на добавленную стоимость, подлежащего уплате в бюджет, к вычету принимается сумма налога, выделенная отдельной строкой в маршрут/квитанции электронного пассажирского билета, составленного автоматизированной информационной системой оформления воздушных перевозок и распечатанного на бумажном носителе (письмо Минфина от 12.01.11 № 03-07-11/07).

 

• Поскольку посадочный талон выдается авиаперевозчиком, в случае его утери справка, содержащая необходимую для подтверждения полета информацию, выданная авиаперевозчиком или его представителем, может быть принята в качестве оправдательного документа для авансового отчета по осуществленному авиаперелету (письмо Минфина № 03-03-07/33 от 21.09.2011).

 

• Если авиабилет приобретен в бездокументарной форме (электронный билет), то оправдательными документами, подтверждающими расходы на приобретение авиабилета для целей налогообложения, являются сформированная автоматизированной информационной системой оформления воздушных перевозок маршрут/квитанция электронного документа (авиабилета) на бумажном носителе, в которой указана стоимость перелета, посадочный талон, подтверждающий перелет подотчетного лица по указанному в электронном авиабилете маршруту, а также документы, подтверждающие оплату работником электронного билета третьим лицом по поручению и за счет работника (письмо Минфина 03-03-07/44 от 19.10.2011).

 

• Начиная с 1 января 2012 года подтверждением расходов на приобретение электронного железнодорожного билета для целей налога на прибыль может служить контрольный купон (выписка из автоматизированной системы управления пассажирскими перевозками на железнодорожном транспорте), полученный через Интернет (письмо Минфина от 08.11.11 № 03-03-06/1/719).

 

• С 1 января 2012 года компаниям будет проще учесть стоимость электронного железнодорожного билета в расходах по налогу на прибыль. Для этого больше не требуется чек. С нового года будет действовать новая форма электронного проездного билета на железнодорожном транспорте, которая утверждена приказом Минтранса России от 31 августа 2011 г. № 228. У билета появится контрольный купон, который не требует применения ККТ.

 

• Расходы на краткосрочные командировки работника, фактическое место работы которого находится в иностранном государстве, в РФ с целью отчета о проделанной работе и получения производственного задания учитываются в целях налогообложения прибыли в составе расходов, связанных с производством и реализацией (письмо Минфина № 03-04-06/6-35 от 13.02.2012).

 

• В случае потери посадочного талона расходы на командировку может подтверждать, например, справка, выданная авиаперевозчиком (его представителем), в которой содержится информация о полете (письмо Минфина от 27.02.12 № 03-03-07/6).

 

• Если сотрудник летит в командировку рейсом с пересадкой, а билет от места пересадки до места постоянной работы был утерян, то расходы на приобретение билета от места командировки до места пересадки можно учесть в целях налогового учета (письмо Минфина №03-03-07/20 от 09.04.12).

 

• Для отражения в бухгалтерском и налоговом учете первичных документов по расходам работника в период его заграничной командировки, составленных на иностранном языке, необходимо иметь их построчный перевод на русский язык, который может быть выполнен как профессиональным переводчиком, так и специалистами самой организации (письмо Минфина №03-03-06/1/202 от 20.04.12)

 

• Оправдательным документом при приобретении билета в бездокументарной форме является  сформированная автоматизированной информационной системой оформления воздушных перевозок маршрут/квитанция электронного документа (авиабилета) на бумажном носителе, в которой указана стоимость перелета, с одновременным представлением посадочного талона, подтверждающего перелет сотрудника по указанному в электронном авиабилете маршруту (письмо Минфина от 06.06.12 № 03-03-06/4/61).